Historial, devoluciones y cambios
Encuentra una venta ya hecha, imprímela de nuevo, anúlala, devuelve productos o cámbialos por otros, y revisa las ventas que llegaron con diferencias desde el modo sin conexión.
Para: todo el equipo
El Historial de ventas
La lista de todas las ventas, con filtros para encontrar la que buscas.
Abre Historial en el menú (sección Ventas). Verás las ventas de la más reciente a la más antigua, de a 20 por página, con los botones Anterior y Siguiente al pie.
| Columna | Qué dice |
|---|---|
| N° | El número de la venta (por ejemplo V-000842). |
| Fecha, Tienda, Cajero | Cuándo se hizo, en qué sucursal y quién cobró. |
| Total | Lo cobrado. Si es un apartado con saldo, debajo dice Saldo $…. Si algún producto se vendió en UF, UTM o UTA, aparece su insignia: se cobró en pesos con el valor del día. |
| Documento | Boleta o Factura (comprobantes internos del POS, no electrónicos del SII). |
| Estado | Completada, Apartado, Parcialmente reembolsada, Reembolsada o Cancelada; y, si corresponde, Por revisar o Vencido. |
| Acciones | El botón Ver abre el detalle de la venta. |
Encontrar una venta
- Abre el panel de filtros (en una tablet o un celular se pliega en una fila Filtros).
- Escribe el N° de venta (placeholder
V-000842), o elige Cliente, Estado, o un rango Desde y Hasta. La búsqueda por número encuentra también números parciales. - La lista se actualiza sola. Para empezar de nuevo, toca Limpiar filtros.
- Sucursal: al entrar parte en la sucursal que tienes activa, no en «Todas». Cámbiala si buscas una venta de otra.
- Solo por revisar muestra las ventas hechas sin conexión que llegaron con diferencias (ver Ventas por revisar).
- Solo apartados vencidos muestra los apartados cuya fecha límite ya pasó: los que hay que llamar para que vengan a pagar el saldo.
Sobre la lista hay un resumen: Ventas, Total y Ticket promedio (el total dividido por el número de ventas). Si hay apartados con saldo se suman aparte en Apartados abiertos · por cobrar: un apartado no cuenta como venta ni en el total hasta que se salda.
Nota: El Historial no tiene un tope de antigüedad por plan: una devolución de una boleta antigua tiene que poder hacerse. Los borradores nunca se muestran.
Errores comunes
- No encuentro una venta que sé que hicimos.
- Revisa la Sucursal (parte en la activa) y los filtros de fecha y estado. Toca Limpiar filtros y busca solo por el número.
- Dice «Sin conexión: se muestran las últimas N ventas guardadas en este equipo».
- Sin internet solo se ve una copia de las últimas 200 ventas de la sucursal, con los filtros apagados y los totales solo de lo guardado. Al volver la conexión se recarga solo.
Exportar el historial
Baja las ventas a un archivo CSV o Excel para llevarlas a tu contabilidad.
Arriba a la derecha del Historial hay tres botones. Exportan todo lo que cumple los filtros, no solo la página que ves (piden las ventas de a 200 hasta juntarlas).
| Botón | Archivo | Qué trae |
|---|---|---|
| Exportar CSV | ventas_<rango>.csv | Una fila por venta: N° venta, Fecha, Tienda, Cajero, Subtotal, Descuento, Impuesto, Total, Estado, Revisión y Unidad del precio. |
| Detalle por línea (CSV) | ventas_detalle_<rango>.csv | Una fila por producto vendido, con su SKU, cantidad, precio y total de la línea; y, si se vendió en UF, UTM o UTA, la unidad, el monto en ella y el valor del indicador con que se cobró. |
| Exportar Excel | ventas_<rango>.xlsx | Una hoja llamada «Ventas» con las mismas columnas que el CSV por venta. |
Consejo: El CSV está pensado para abrirse en Excel con tildes y eñes bien escritas, y los montos van en pesos como número, sin separador de miles. En Revisión dice «No», «Por revisar» o «Revisada».
Mientras el archivo se arma, el botón dice Exportando…. Si algo falla, aparece Error al exportar el historial: prueba de nuevo.
El detalle de una venta y sus acciones
Todo lo que se puede hacer con una venta ya hecha, y quién puede hacerlo.
Toca Ver en una venta. El cuadro muestra la cabecera (número, fecha, tienda, cliente, cajero y la nota si la hay), los productos con su cantidad, precio y subtotal, los totales, y los Pagos. Si la venta lo tiene, también las entregas, los pedidos por encargo y la garantía de cada producto.
El panel Acciones ofrece solo lo que corresponde a esa venta y a tu rol. Todo lo que mueve plata exige conexión a internet.
| Acción | Cuándo aparece | Permiso |
|---|---|---|
| Reimprimir | En cualquier venta que no sea borrador, también sin conexión. | Ver ventas |
| Devolución y Cambio | Ventas Completadas o Parcialmente reembolsadas. | Procesar devoluciones |
| Anular venta | Ventas Completadas que no son apartado. | Anular ventas |
| Registrar abono y Cancelar apartado | Un apartado con saldo por cobrar. Ver Apartados. | Crear ventas / Anular ventas |
| Marcar como revisada | Una venta Por revisar. | Anular ventas |
| Asignar unidad | Una venta sin conexión que no pudo registrar el N° de serie. | Anular ventas |
Nota: Por omisión, el Cajero no puede devolver ni anular: solo vender, ver ventas y abrir el cajón. El Gerente de tienda, el Administrador y el Dueño sí. Un administrador puede cambiar esto en los roles del equipo.
Reimprimir un comprobante
Saca otra copia del comprobante de una venta.
- Abre la venta desde el Historial.
- Toca Reimprimir. Se abre el diálogo de impresión del navegador con el comprobante.
- Elige tu impresora (o Guardar como PDF) e imprime.
Qué verás
El comprobante sale con los datos de la venta. Abajo dice que no es una boleta electrónica válida ante el SII: es un comprobante interno.
Nota: Cada reimpresión deja un registro de quién la hizo y cuándo, aunque no tengas conexión en ese momento.
Anular una venta
Deshace por completo una venta recién hecha, mientras el turno sigue abierto.
Anular sirve para un error del momento: se cobró lo que no era, se equivocaron de cliente, el cliente se arrepintió en la caja. La venta queda Cancelada y todo vuelve a como estaba antes de venderla.
- Abre la venta desde el Historial y toca Anular venta.
- Escribe el motivo de la anulación (obligatorio, hasta 500 caracteres).
- Toca Confirmar anulación.
Qué verás
La venta pasa a Cancelada. El stock de todos los productos vuelve al inventario, las unidades con N° de serie quedan otra vez disponibles, los pagos quedan anulados y, si había efectivo, el turno lo descuenta solo.
Ojo: Una venta solo se puede anular mientras el turno en que se hizo siga abierto (si tu sucursal no usa turnos, no hay ese límite). Pasado eso, usa Devolución.
Errores comunes
- No aparece el botón Anular venta.
- Tu rol no tiene el permiso Anular ventas; o la venta no está Completada (los apartados, las ya devueltas y las canceladas no se anulan); o estás sin conexión.
- Dice «Esta venta ya no se puede anular — el turno en que se realizó está cerrado».
- Usa Devolución en su lugar: no tiene límite de tiempo.
- Dice «Esta venta ya tiene una devolución asociada y no se puede anular».
- Una venta con devolución o cambio previos ya no se anula. Sigue devolviendo lo que falte.
Devolver productos
Devuelve uno o varios productos de una venta y entrega el dinero por el medio que elijas.
Desde el detalle de la venta
- Abre la venta desde el Historial y toca Devolución.
- En la tabla, marca la casilla de cada producto que vuelve y ajusta la cantidad a devolver (de 1 hasta lo que se vendió). El subtotal se calcula proporcional a lo que se pagó por esa línea, con su descuento incluido.
- Elige el motivo de la devolución: Producto defectuoso, Producto equivocado (error al vender), Se arrepintió / no le gustó, Talla, color o variante incorrecta, Llegó dañado o vencido, u Otro. Puedes sumar un detalle adicional.
- En ¿Cómo le devuelves la plata? elige el medio. Puede ser distinto del que usó para pagar.
Solo si devuelves en efectivo se descuenta de la caja del turno.
- Revisa el Total a devolver y toca Confirmar devolución.
Desde Venta activa, sin abrir el Historial
- Toca Devolución (o F6; en tablet y celular, está en Más).
- Escribe el N° de venta (ejemplo
V-000842) y toca Buscar. Se busca en la sucursal activa; escribe el número completo para no traer otra venta. - Sigue desde el paso 2 de arriba.
Qué verás
Aparece Devolución procesada con el número de la nota (NC-000123) y el monto. Toca Imprimir comprobante para sacar la Nota de devolución, y Listo para cerrar.
| Qué pasa con… | Cómo funciona |
|---|---|
| El stock | Siempre vuelve al inventario de la sucursal de la venta (también los componentes de un combo). En un pedido por encargo solo vuelve lo que de verdad se había descontado. Hoy la pantalla no permite marcar un producto devuelto como merma. |
| Los lotes | La cantidad vuelve al stock sin asignarse al lote exacto del que salió. |
| Los N° de serie | La unidad vuelve a quedar disponible. |
| La caja | Con efectivo, el monto sale del turno abierto del cajero que devuelve (no del turno de la venta original) y, si la sucursal usa redondeo, se entrega redondeado a $10; la nota queda por el monto exacto. Con tarjeta o transferencia no se toca la caja. Sin turno abierto, la devolución se hace igual y no entra al arqueo de nadie. |
| Descuentos y promociones | Se devuelve lo que realmente se cobró por esa línea. No se vuelve a contar el uso de la promoción. |
| El estado de la venta | Si devuelves todo lo que quedaba pasa a Reembolsada; si no, a Parcialmente reembolsada. Puedes hacer otra devolución sobre una venta parcialmente reembolsada. |
Nota: No hay límite de días para devolver ni hace falta que la venta sea del mismo turno. Tampoco se puede devolver sin una venta registrada: si el cliente trae la boleta, búscala por su número.
Errores comunes
- «Solo se pueden devolver ventas completadas».
- Los apartados con saldo, las ventas ya reembolsadas y las canceladas no se devuelven. Para un apartado usa Cancelar apartado (ver Apartados).
- «"Producto": solo quedan N unidades por devolver».
- Ya se devolvió parte de esa línea antes. Baja la cantidad.
- Me sale «Permiso requerido: pos.sales.refund».
- Tu rol no puede procesar devoluciones. Pídele a un gerente, administrador o al dueño, o que te den el permiso.
- Confirmé y dice que se detectó otra devolución al mismo tiempo.
- Dos personas devolvieron la misma venta a la vez. Esta no se registró: mira la venta en el Historial y vuelve a intentar si falta algo.
Cambiar un producto por otro
El cliente devuelve un producto y se lleva otro; se cobra o se devuelve la diferencia.
- Abre la venta desde el Historial y toca Cambio. Solo se abre desde el detalle de una venta.
- En 1. ¿Qué se cambia? elige una línea y la cantidad.
- En 2. ¿Por cuál producto? escribe el nombre o SKU del producto nuevo y presiona Enter. Elige el producto y, si tiene variantes, la variante.
- Mira el resumen: Valor de lo devuelto, Valor de lo nuevo y la diferencia, que dice Falta cobrar, Hay que devolver o Sin diferencia.
- Si hay diferencia, elige el método de pago de la diferencia.
- Elige el motivo del cambio (los mismos que en una devolución) y toca Confirmar cambio.
Qué verás
Aparece Cambio procesado diciendo si se cobró o se devolvió la diferencia, o que no hubo. El producto viejo vuelve al stock y el nuevo sale del inventario.
- El producto nuevo se valoriza al precio de hoy para ese cliente (respeta su lista de precios).
- Si cambias un producto en UF, UTM o UTA por el mismo, se usa el valor de la unidad de la venta original, para que no se cobre ni se devuelva la variación del día.
- La diferencia cobrada o devuelta entra a la caja del turno actual de quien hace el cambio; con efectivo se redondea a $10 si la sucursal lo tiene así. Un cambio no cuenta como una venta más.
- Un cambio es de una línea y un producto nuevo por vez: para más, repite la operación. No hay nota de devolución impresa para un cambio.
Errores comunes
- Confirmar cambio está apagado.
- Falta elegir el producto nuevo (y su variante), o el producto nuevo está en UF/UTM/UTA y este equipo no tiene el valor de hoy. Revisa la conexión.
- Dice que la diferencia cambió y que revises el monto.
- El precio se actualizó mientras confirmabas. Lee el monto nuevo y confirma otra vez.
La página «Devoluciones y cambios»
El registro de todas las devoluciones y cambios hechos.
En el menú, Devoluciones y cambios (sección Ventas). Es solo para mirar: para hacer una devolución o un cambio nuevo, entra al detalle de la venta desde el Historial, o usa Devolución en Venta activa.
| Parte | Qué hay |
|---|---|
| Filtros | Sucursal (parte en la activa), Tipo (Todos, Devolución o Cambio), Desde, Hasta y N° de venta original (aquí la búsqueda es exacta). |
| Columnas | Fecha, N° (NC-…), Venta original, Tipo, Producto devuelto, Producto entregado (solo en cambios), Diferencia (Cobrado o Devuelto), Motivo y Cajero. |
| Ver venta | Abre el detalle de la venta original. |
Nota: Esta página sí respeta el historial que trae tu plan: 12 meses en Number One, 2 años en Core, 5 años en Advanced y Prime, y sin tope en EnterEdge. Si pides un «Desde» más antiguo, dice «Tu plan muestra hasta N de historial en los reportes. Elige un período más reciente.»
Ventas por revisar
Qué son las ventas hechas sin conexión que llegaron con diferencias, y cómo cerrarlas.
Cuando vendes sin internet y al reconectar algo no cuadra con la realidad (un precio que cambió, un producto con menos stock del que había, un descuento que no estaba permitido), la venta no se rechaza: el cliente ya pagó. Queda Completada, cuenta en todos los reportes y se puede devolver o anular como cualquier otra, pero con la marca Por revisar.
Junto a Historial, en el menú, aparece un número morado con cuántas ventas esperan revisión (lo ven quienes pueden Anular ventas).
- En el Historial, marca Solo por revisar.
- Abre la venta con Ver. El recuadro morado Diferencias detectadas al sincronizar lista cada diferencia («se cobró $X, precio actual $Y», «se vendieron N, solo había M»…). Si tiene Revisar primero, es de riesgo alto: un precio muy por debajo del vigente, un descuento mayor que la línea, un cajero que no se pudo verificar, un producto desactivado o una edad sin confirmar.
- Resuelve lo que corresponda. Si faltó el N° de serie de un producto, toca Asignar unidad y elige cuál salió.
- Toca Marcar como revisada, escribe una nota si quieres y Confirmar revisión.
Qué verás
La marca pasa a Revisada y queda anotado quién y cuándo. El número morado del menú baja.
Nota: Marcar como revisada no revierte nada ni cambia el estado de la venta: es el visto bueno de alguien que miró la diferencia. Más sobre vender sin conexión en Modo sin conexión.
Errores comunes
- Dejé una unidad sin asignar.
- Si no asignas el N° de serie, esa unidad sigue disponible en el stock y se podría revender. Asígnala desde el detalle de la venta.
¿Anular, devolver o cambiar?
Una guía rápida para elegir.
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| Te equivocaste al cobrar y el turno sigue abierto, y quieres dejar todo como si no hubiera pasado. | Anular venta. |
| El cliente devuelve todo o parte de lo comprado, hoy o dentro de meses. | Devolución. No tiene límite de tiempo. |
| El cliente quiere otro producto en vez del que compró. | Cambio. |
| El turno de la venta ya cerró. | Devolución (ya no se puede anular). |
| La venta ya tiene una devolución previa. | Devolución de lo que falte (ya no se puede anular). |
| Es un apartado con saldo. | Cancelar apartado (devuelve la seña) o Registrar abono. Ver Apartados. |
Qué queda registrado
Las acciones sobre ventas dejan huella: quién, cuándo y por qué.
Anular una venta, cancelar un apartado, devolver, cambiar, marcar una venta como revisada y asignar una unidad quedan en la bitácora de auditoría, con quién lo hizo, cuándo y el motivo. En la bitácora, un cambio aparece como «Hizo un canje».
- Reimprimir deja un registro de uso (quién y cuántas veces) y Registrar abono emite el evento del pago.
- Un intento de hacer algo sin permiso también queda anotado.
- La bitácora completa es del módulo de bitácora e historial de cambios. Ver Planes, facturación y auditoría.
¿Algo no calza con lo que ves en tu pantalla, o falta algo? Escríbenos a info@hannoverindustries.cl.